Gestionale per Hotel

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Se sei un manager di un Hotel o lavori in amministrazione o alla reception di una struttura ricettivo-alberghiera non puoi non conoscere il software gestionale utile che ti consente di gestire al meglio l’attività di business.

Sul mercato esistono davvero tanti software e gestionali che vengono implementati nelle strutture alberghiere ma, in effetti, solo pochi sono veramente multitasking e sono in grado di supportare il Management ed il personale operativo dell’albergo nel tenere in ordine le attività di Planning, Book online, Fatturazione, Emissione di Ricevute, Listini, Gestione anagrafica clienti etc. etc.

Si tratta di tutte le attività e funzionalità alla base della corretta gestione di un Hotel o di ogni altra struttura turistica come un B&B, Agriturismo, etc..

Ciò che risulta fondamentale è che il gestionale implementato assolva ad una funzione “ancillare” alle mansioni espletate quotidianamente dal personale più operativo a quello di struttura.

In questa guida approfondiamo quali devono essere le funzionalità che un gestionale per Hotel deve possedere e, in particolare, descriviamo le caratteristiche tecniche e funzionali di Hotelpedia e Virgil, due interessanti gestionali.

Gestionale per Hotel: quali caratteristiche funzionali deve possedere?

Per consentire alla struttura alberghiera una gestione quanto più ottimale volta alla ricerca dell’efficienza, dell’efficacia ed economicità, occorre dotarsi del migliore software gestionale che permetta di sbrigare con velocità tutte le mansioni operative, contabili, amministrative alla base del “core” business dell’albergo.

Si pensi, ad esempio, a quanto sia importante emettere una fattura precisa e dettagliata alla clientela oppure richiamare dal gestionale l’anagrafica del cliente che, avendo prenotato online, si presenta alla reception per il check-in; insomma, si tratta di alcune attività aziendali che vanno ad incidere sulla qualità del servizio con la clientela.

Per evitare delusioni e per semplificare le mansioni del personale della struttura alberghiera è bene implementare un software gestionale assolutamente affidabile e multitasking.

In sostanza, ecco le principali funzionalità che deve possedere un gestionale per essere considerato ottimale:

  1. Gestione Prenotazioni:
  • Nuova prenotazione (Menu o Drag&Drop);
  • Anagrafica completa occupante;
  • Prenotazioni Agenzia, Ditte;
  • Conti separati;
  • Gestione acconti;
  • Elenco prenotazioni;
  • Elenco Check in data odierna;
  • Elenco Chek out data odierna;
  • Elenco prenotazioni Da saldare;
  • Elenco prenotazioni Con opzione;
  • Elenco camere non assegnate;
  • Foglio del giorno, Foglio ai piani;
  • Foglio Ristorante;
  • Situazione camere libere;
  • Disponibilità per tipo di camera;
  • Chiusura giornaliera;
  1. Anagrafica:
  • Agenzie;
  • Clienti;
  • Ditte;
  • Fornitori;
  1. Configurazione:
  • Anagrafica Hotel;
  • Camere e Tipologie;
  • Supplementi (Servizi extra);
  • Contatori, aliquote e tassa di soggiorno;
  • Segmentazione clientela, Eventi;
  • Operatori;
  • Canali di acquisto;
  • Colori prenotazioni (Default, partito, pagato);
  • Nazioni e Province;
  1. Utility:
  • Scadenzario (Alert per data e ora);
  • Magazzino (Carico/Scarico);
  • Newsletter clienti (DEM);
  • Consolidamento e analisi sulla completezza dei dati;
  • Esportazione prenotazioni, elenco fatture, anagrafica clienti;
  • Calcoli su totale tassa e notti di soggiorno;
  • Gestione lavanderia esterna (previsionale);
  • Centro costi;
  1. Documenti:
  • Ricevute;
  • Fatture;
  • Note di accredito;
  • Calcolo tassa di soggiorno;
  • Schedine p.s.elettroniche;
  • Schedine p.s. online (alloggiati web);
  1. Listini:
  • Dati listini per camera, per periodo, per trattamento;
  • Tariffe a camera o a persona;
  1. Integrazione con Booking online
  • Sincronizzazione tipologie camere, trattamenti e servizi extra;
  • Download prenotazioni da booking online;
  • Gestione tariffe e disponibilità booking online;
  • Gestione minimum stay booking online;

Hotelpedia e Virgil: due software gestionali multitasking

Nel valutare i migliori software gestionali che possono essere implementati all’interno di una struttura alberghiera, non si può non fare menzione di Hotelpedia e Virgil.

Il gestionale alberghiero Hotelpedia è stato sviluppato nel 2009 dalla Micropedia s.r.l., si tratta di un software di gestione adatto oltre che agli Hotel anche ai B&B, agli affittacamere alle case vacanza, alle case di spiritualità, agli agriturismi ed agli ostelli di qualsiasi livello.

Si pone quindi tra i migliori gestionali per albergo sul mercato nazionale in rapporto qualità/prezzo e consente di gestire tante funzioni in un solo ed unico programma gestionale a costi esigui.

Il software è molto interessante dal punto di vista della funzionalità in quanto utilizza le comode funzioni di revenue management e la gestione dei margini di contribuzione che permettono alla Direzione turistica di comprendere lo stato di salute, i punti di forza e di debolezza della gestione alberghiera.

Virgil è un software gestionale nato per soddisfare le esigenze delle strutture ricettive come Hotel, B&B, Case Vacanze, Residence, etc., è molto semplice da utilizzare, intuitivo e consente di velocizzare e semplificare le attività del personale e del management alberghiero.

Virgil è la giusta applicazione web per creare preventivi, risolvere il problema dell’overbooking e avere a disposizione uno tool in grado di gestire tutta la documentazione amministrativa come fatture, ricevute, voucher di viaggio e invio dati all’Istat.

Le principali funzionalità di Virgil sono ascrivibili alle seguenti:

  • Gestione della comunicazione con i propri clienti,
  • Panoramica sui propri clienti, con discussioni, booking, ecc.
  • Gestione Booking e semplificazione problemi di overbooking,
  • Creazione dei documenti da inviare al cliente,
  • Statistiche su tutte le aree del gestionale.

Insomma, con Virgil è possibile gestire tutte le attività operative ed amministrative della tua struttura ricettivo-alberghiera con estrema facilità ed a costi abbordabili.

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