Dal 1° gennaio 2026, scatta l’obbligo di collegamento telematico tra POS e Registratori di Cassa (RT), imposto dalla Legge di Bilancio 2025 e attuato dal Provvedimento AE n. 424470/2025, per contrastare l’evasione fiscale incrociando i dati di pagamento elettronico e corrispettivi.
Questo impone all’hotellerie l’adeguamento tecnologico del punto cassa per evitare sanzioni pecuniarie severe e la sospensione della licenza.
L’introduzione dell’obbligo di collegamento tra sistemi di pagamento elettronico (POS) e Registratori Telematici (RT) dal 1° gennaio 2026 rappresenta un passaggio cruciale per tutte le strutture ricettive.
Non si tratta solo di un adempimento normativo, ma di una vera e propria evoluzione dei sistemi di cassa che, se gestita correttamente, può migliorare la vostra revenue integrity.
Qual è l’obiettivo del nuovo obbligo e cosa cambia in termini di Tracciabilità?
Indice argomenti
L’obbligo, introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 e dettagliato dal Provvedimento Agenzia Entrate n. 424470 del 31 ottobre 2025, mira a creare un flusso di dati incrociati e automatico tra l’incasso elettronico e l’emissione del documento commerciale.
Come si realizza il “vincolo tecnico”
Contrariamente alle prime ipotesi, l’integrazione non è necessariamente fisica, ma logica e telematica, garantita tramite un servizio web fornito dagli strumenti stessi (Registratori Telematici e software di cassa).
Esempio Pratico : “Nel nostro lavoro, abbiamo riscontrato che i sistemi di ultima generazione, già predisposti per l’Upselling e la gestione centralizzata dei dati (es. integrazione PMS-Channel Manager), richiedono aggiornamenti software minimi. Le strutture con vecchi RT, invece, necessitano di una sostituzione o di un upgrade complesso. Questo dimostra che chi ha investito in digitalizzazione ha un time to market per l’adeguamento molto più rapido.”
Il RT dovrà:
- Memorizzare in modo puntuale tutte le transazioni elettroniche (esclusi i dati sensibili del cliente).
- Trasmettere all’Agenzia delle Entrate l’importo complessivo giornaliero dei pagamenti elettronici, indipendentemente dalla registrazione dei corrispettivi.
Quali sono le sanzioni per la mancata integrazione POS-RT e come evitarle?
L’aspetto più critico per i gestori è il nuovo meccanismo sanzionatorio che estende regole preesistenti alla nuova violazione. L’inadempienza non comporta solo un costo economico, ma una paralisi dell’attività.
Come intervenire per essere in regola:
- Audit Tecnologico: Verificare con il proprio fornitore se l’attuale RT è compliant o se è necessario un modello di nuova generazione (Server RT).
- Associazione Dati: Predisporre l’associazione telematica della matricola del RT con l’identificativo univoco del POS tramite il servizio online dell’Agenzia delle Entrate.
- Formazione del Personale: Assicurarsi che il Front Office e il personale addetto ai pagamenti comprendano la corretta procedura operativa di chiusura cassa e gestione delle transazioni elettroniche.
Non rischiare la sospensione della licenza!
L’adeguamento tecnologico è complesso e richiede un’alta specializzazione.
Valuta subito i Consulenti e Fornitori software partner di Direzione Hotel che possono garantirti l’integrazione POS-RT secondo le specifiche del Provvedimento.
Come si realizza operativamente l’associazione tra POS e Registratore Telematico?
L’Agenzia delle Entrate ha previsto che l’associazione tra i dispositivi avvenga per via telematica, senza necessità di un collegamento fisico diretto, semplificando l’installazione in strutture complesse (es. più punti cassa).
L’adempimento è differenziato per i dispositivi già in uso e quelli nuovi.
- POS già attivi al 1° gennaio 2026: Il collegamento dovrà essere completato entro 45 giorni dalla data di rilascio del servizio online dedicato da parte dell’Agenzia delle Entrate.
- Nuovi POS (a regime): Ogni nuova associazione o modifica dovrà essere registrata dal sesto giorno del secondo mese successivo all’attivazione del dispositivo ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
Elenco di Controllo: 3 Step per l’adempimento efficace
- Verifica la Compatibilità del RT: Contatta il tuo fornitore di Registratori Telematici (o sistemi software di cassa, Server RT). Chiedi conferma che il modello in uso sia aggiornabile o già conforme alle nuove specifiche tecniche.
- Identifica gli Strumenti di Pagamento: Raccogli i dati identificativi univoci di tutti gli strumenti POS o hardware/software di pagamento elettronico utilizzati nella struttura.
- Associazione Telematica: Procedi all’associazione della matricola del RT con gli identificativi dei POS tramite la sezione dedicata nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate (il servizio sarà reso disponibile in prossimità della scadenza).
L’obbligo di integrazione POS-RT è la nuova frontiera della trasparenza fiscale nel settore Hospitality. Per una Direzione Hotel, la priorità è trasformare questo obbligo in un vantaggio operativo, garantendo che i sistemi di cassa siano non solo a norma, ma anche in grado di supportare l’analisi dei dati di RevPAR e Occupancy Rate in modo fluido. L’affidabilità (E-E-A-T) del sistema di cassa è fondamentale per proteggere la tua attività.
Per consultare il testo completo del Provvedimento del 31 ottobre 2025 che definisce le regole operative per il collegamento tra POS e Registratori Telematici, è sufficiente consultare il sito istituzionale dell’Agenzia delle Entrate
Non affidarti a soluzioni fai-da-te che rischiano di costarti multe salate e la sospensione dell’attività.
Contatta i Fornitori di Soluzioni e i Consulenti Fiscali Partner di Direzione Hotel! Ottieni una consulenza mirata per adeguare il tuo sistema cassa/POS alle specifiche normative, assicurando la piena conformità prima della scadenza.
