Gli hotel più grandi hanno, solitamente, un centro congressi, che è possibile affittare per i clienti business oppure anche ad esterni. Offrire un servizio di questo genere assicura un’entrata extra. Cerchiamo di capire come gestire un centro congressi per un hotel. Gli alberghi che hanno abbastanza spazio, da avere una sala da allestire come centro congressi, possono rivolgersi, infatti, ad un target particolare. Possono infatti attirare ed ospitare coloro che, per professione, devono tenere congressi o organizzare eventi per parlare in pubblico. Il pubblico che li segue rappresenta un altro bacino in cui cercare potenziali clienti. Sovente, chi partecipa a questi eventi, in qualità di pubblico, preferisce alloggiare in alberghi vicini al centro congressi, meglio ancora se deve solo scendere le scale dell’hotel per partecipare al meeting.

Vediamo cosa fare per gestire un centro congressi al meglio.

Come gestire un centro congressi: figure professionali

Bisogna sempre fare attenzione alle spese, ai ricavi e a far quadrare i conti. È necessario tenerlo bene a mente, come pure essere consapevoli che la struttura organizzativa da mettere in piedi, per offrire un servizio di qualità, è complessa. Non è possibile gestire un centro congressi da soli, quindi bisogna procedere a individuare professionisti del settore da includere nel personale dell’hotel.

Vediamo chi sono:

Professional Congress Organizer: colui che si occupa di progettare e pianificare l’evento, preventivare i costi, ricercare gli sponsor e, più in generale, organizzare il meeting in tutte le sue fasi.
Organizzatore di eventi: una figura simile alla precedente, che ha competenze più generiche sull’organizzazione degli eventi.
Hostess e personale d’accoglienza: professionisti certamente noti al titolare dell’hotel e già presenti nella struttura. In questo caso, è bene scegliere professionisti dai modi garbati e che abbiano una buona presenza.
Servizi linguistici e di interpretariato: nel caso in cui, l’hotel abbia conquistato un target internazionale, può capitare di ospitare relatori stranieri, quindi è necessario avere un interprete o un team, a seconda dell’evento. Ricordiamo di non trascurare i servizi correlati, come ad esempio un servizio di traduzione simultanea.

Infine è bene dotarsi di utili strumenti per la gestione del centro congressi. Ancora una volta, la tecnologia ci viene in aiuto. Esistono, infatti, numerosi software che possono sopperire alle esigenze dell’hotel attivo nel settore dei congressi.