Häufig gestellte Fragen zu Vorautorisierungen

Vor einigen Tagen haben wir gesehen, wie wichtig Vorabgenehmigungen für das Revenue Management sind ; heute beschäftigen wir uns mit den häufig gestellten Fragen zu Vorabgenehmigungen.

Zunächst einmal fragen sich viele, was eine Vorautorisierung ist. Diese Frage lässt sich beantworten, indem man sagt, dass es sich um eine vorübergehende Reservierung eines bestimmten Betrags auf einer Kreditkarte handelt.

Diese Transaktion löst keine Belastung auf dem Bankkonto des Kunden aus, da sie nicht auf dem Konto verbucht wird; es handelt sich also nicht um eine Abbuchung . Die Autorisierung erfolgt durch die jeweilige Bank oder das Kreditkartenunternehmen.

Auf diese Weise können Sie einen Betrag „reservieren“, um die Gültigkeit und den finanziellen Schutz der vom Kunden bei der Buchung angegebenen Kreditkarte zu überprüfen. Dies stellt sicher, dass der Betrag für die endgültige Buchungsbestätigung verfügbar ist.

Eine weitere Frage betrifft die Höhe der Vorautorisierung. Diese liegt im Ermessen des Hoteliers und variiert zwischen 0,01 € und dem in den Stornierungsbedingungen angegebenen Gesamtbetrag.

Viele Hoteliers fragen sich, wann sie eine Vorautorisierung vornehmen sollten. Generell wird empfohlen, dies etwa zwanzig Tage vor der Ankunft der Gäste bis zum Anreisetag selbst zu tun . Es ist ratsam, die Vorautorisierung an die jeweiligen Stornierungsbedingungen des Hotels anzupassen.

Eine weitere Frage ist, was beim Auschecken zu tun ist. Normalerweise wird der Gesamtbetrag des Aufenthalts über die mit dem Gast vereinbarte Zahlungsmethode eingezogen.

Dieses Verfahren kann ohne Rückbuchung oder nur dann mit der gleichen, bei der Bestätigung vorautorisierten Karte durchgeführt werden, wenn der Kunde mit dieser Karte bezahlt. Dazu wird einfach der vorautorisierte Betrag eingezogen, wenn er dem Endbetrag des Aufenthalts entspricht, oder er wird über die Funktion „Zusätzliche Autorisierung“ angepasst, falls der Betrag höher ist.

Falls der Kunde eine andere bevorzugte Zahlungsmethode wählt, z. B. Bargeld, Scheck oder eine andere Kredit- oder Debitkarte, wird der vorautorisierte Betrag storniert, indem dem Kunden Kopien der Vorautorisierungs-, Abschluss- und Stornierungsbelege ausgehändigt werden.

Häufig gestellte Fragen zur Vorautorisierung: Tipps und Antworten

Die Rückbuchung erfolgt automatisch , die Bearbeitungszeit hängt jedoch vom Kreditkartenanbieter ab und kann zwischen 20 und 40 Tagen variieren. Aus diesem Grund empfehlen wir eine manuelle Rückbuchung.

Bis der Kunde wieder Zugriff auf den gesperrten Betrag hat, dauert es bei manueller Rückerstattung etwa 72 Stunden. Diese Angaben sind jedoch nur Richtwerte. Gegebenenfalls sind Erinnerungen an die verschiedenen Abteilungen erforderlich.

Es kommt sehr oft vor, dass der Kunde verärgert anruft , weil viele eine SMS-Benachrichtigung erhalten, deren Wortlaut dem einer Abbuchungsautorisierung ähnelt.

Um diese Probleme zu vermeiden, empfehlen wir, dem Kunden zum Zeitpunkt der Vorautorisierung eine E-Mail zu senden, um ihn über den Vorgang zu informieren und ihm Sicherheit zu geben.

OLTA wird Sie in jedem Fall über mögliche Blockaden informieren ; diese Information ist in den Buchungsunterlagen enthalten.

Falls die Vorautorisierung abgelehnt wird , müssen Sie uns unverzüglich über das Extranet oder telefonisch mitteilen, dass Ihre Kreditkarte es uns nicht erlaubt, den Betrag zur Garantie der Reservierung zu blockieren.

Anschließend müssen Sie warten, bis der Kunde eine neue Kreditkartennummer angibt oder die betreffende Karte auflädt. Die dafür vorgesehene Frist beträgt in der Regel 24 Stunden.

Viele Portale bieten kreditkartenfreie Lösungen an, was in der Regel vorteilhaft für den Gast ist, da er die Reservierung bis kurz vor der Anreise stornieren kann. Auch für das anbietende Portal ist dies vorteilhaft, da es das Umsatzpotenzial erhöht. Für den Hotelier hingegen ist es nachteilig , da er Garantien geben muss, ohne im Gegenzug welche zu erhalten.

Bald werden wir im Detail sehen, wie man Vorautorisierungen durchführt und wie man sie einzieht.