Domande frequenti sulle pre-autorizzazioni

Qualche giorno fa abbiamo visto quanto sono importanti le pre-autorizzazioni per il Revenue Management, oggi vediamo le domande frequenti sulle pre-autorizzazioni.

Innanzitutto molti si chiedono cosa sia una pre-autorizzazione. A questa domanda possiamo rispondere dicendo che essa è un blocco temporaneo di un importo specifico su una carta di credito.

Questa operazione non genera nessun tipo di movimento bancario sul conto corrente del cliente perché non viene contabilizzato, quindi, non si tratta di un addebito. L’autorizzazione viene rilasciata dalla banca di riferimento, oppure dal gestore del circuito di carte di credito.

In questo modo si può “prenotare” un importo per verificare la validità e la copertura economica della carta di credito rilasciata dal cliente in fase di prenotazione. In questo modo è garantita la disponibilità dell’importo per la  conferma di prenotazione definitiva.

Un’altra domanda verte sull’importo della pre-autorizzazione. La somma è a discrezione dell’albergatore e parte da 0,01 Euro fino all’importo totale della penale evidenziata nella politica di cancellazione.

Molti albergatori si chiedono quando effettuare una pre-autorizzazione. In genere si consiglia di pre-autorizzare da una ventina di giorni precedenti l’arrivo degli ospiti nella struttura, fino al giorno stesso. E’ bene adeguare la pre-autorizzazione alle politiche di cancellazione personalizzate da ogni hotel.

Un’altra domanda che ci si pone è cosa fare al momento del check-out. In genere si incassa per intero l’ammontare del soggiorno con la modalità di pagamento concordata con il cliente.

Questa procedura si può effettuare senza il passaggio dello storno e del riaddebito solo se il cliente paga con la stessa carta pre-autorizzata rilasciata in fase di conferma. Per farlo, basterà incassare la pre-autorizzazione se uguale all’importo finale del soggiorno oppure modificare tramite l’ operazione “Autorizzazione Integrativa” qualora l’ importo dovesse rivelarsi superiore all’ importo preautorizzato.

Se la modalità di pagamento preferita dal cliente fosse diversa, ad esempio in contanti, con  assegno oppure con un’altra carta di credito o bancomat si procede con lo storno dell’importo della pre-autorizzazione, consegnando al cliente le copie degli scontrini di pre-aut., di chiusura e di storno.

Domande frequenti sulle pre-autorizzazioni: consigli e risposte

Lo storno avviene automaticamente e le tempistiche dipendono dal gestore della carta di credito e può variare dai 20 gg. ai 40 gg. Per questo motivo, si raccomanda di eseguire lo storno manuale.

Affinché il cliente disponga nuovamente della somma bloccata, sono necessarie 72 ore se lo storno avviene manualmente, ma i tempi sono indicativi. A volte servono solleciti ai vari circuiti.

Succede molto spesso che il cliente possa chiamare indispettito, perché molti hanno un sms di alert che ha una dicitura simile a quella di un autorizzazione al prelievo.

Per evitare queste problematiche, si consiglia di inviare un’email al cliente al momento della pre-autorizzazione per avvisare dell’operazione svolta e per tranquillizzarlo.

Ad ogni modo, le OLTA danno informativa del possibile blocco, questa informazione è riportata nelle note della prenotazione.

Nel caso in cui la pre-autorizzazione risulti negata, occorre comunicare immediatamente tramite extranet o telefonicamente che la carta di credito non permette di bloccare l’importo a garanzia della prenotazione.

Occorre, poi, restare in attesa che il cliente fornisca un nuovo numero di carta di credito oppure provveda a caricare la carta in oggetto. Il tempo consentito è solitamente di 24 ore.

Molti portali propongono soluzioni senza carta di credito, questo generalmente è vantaggioso per il cliente che può cancellare la prenotazione fino ad un attimo prima dell’arrivo. E’ vantaggioso anche per il portale che la propone perché in questo modo aumenta la vendibilità. E’ svantaggioso per l’albergatore che deve offrire garanzie senza averne però in cambio.

Prossimamente vedremo nel dettaglio come effettuare pre-autorizzazioni e come incassarle.