La numérisation ou la prise de photos des pièces d'identité des clients est illégale : après signalement sur le portail « Alloggioti Web », les données doivent être immédiatement supprimées. Voici les consignes de l'Autorité.
L'Autorité italienne de protection des données (Garante per la protezione dei dati personali) a envoyé une note officielle aux associations professionnelles du tourisme et de l'hôtellerie, soulignant une pratique de plus en plus répandue — et non conforme — parmi les hôtels, les chambres d'hôtes et les maisons d'hôtes : la conservation de copies (photocopies ou photos numériques) des pièces d'identité des clients.
Obligation légale vs protection des données
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La législation en vigueur exige que les gestionnaires d'établissements d'hébergement identifient leurs clients et transmettent ces données aux autorités de sécurité publique via le portail électronique. « Hébergeurs Web ».
Toutefois, le garant apporte des précisions sur un point fondamental : Cette obligation ne légitime pas la conservation de photocopies ou de numérisations de documentsUne fois la communication effectuée, le traitement des données à cette fin est considéré comme terminé.
Toute copie obtenue (qu'il s'agisse d'une photocopie papier ou d'une photo prise avec un smartphone) doit être immédiatement détruit ou effacé.
Les risques d'une numérisation incontrôlée
L’Autorité s’est dite particulièrement préoccupée par la tendance, notamment observée dans les établissements tels que les chambres d’hôtes et les maisons d’hôtes, à demander l’envoi de documents via des applications de messagerie instantanée telles que WhatsApp.
Cette méthode de collecte expose les touristes à des risques très graves, notamment :
Vol d'identité : Les données sensibles deviennent vulnérables si l'appareil est perdu ou si l'accès est non autorisé.
Violation de données: Le stockage prolongé et non sécurisé d'images de documents augmente de façon exponentielle la surface d'attaque et les risques de violations de données.
Que doivent donc préserver les hôteliers ?
Si des copies de documents sont supprimées, que reste-t-il dans les archives de l'établissement ? Le seul document que les établissements sont tenus de conserver est le réception de la communication, générés automatiquement par le portail « Alloggioti Web ».
Ce certificat doit être conservé pendant cinq ans, période nécessaire pour démontrer la conformité en cas d'inspections.
Responsabilité et violation de données
Le garant rappelle que la sécurité des données incombe au premier chef aux propriétaires d'établissements d'hébergement. Il est du devoir de la direction de :
Adopter des mesures techniques et organisationnelles adéquat pour protéger les informations traitées.
Former le personnel responsable de la collecte des données, veillant à ce que les procédures respectent la vie privée dès le premier contact avec le client.
Il est bon de garder à l'esprit que, en cas de fuite de données (violation de données), la structure est requise pour aviser le garant de l'événement dans les 72 heures et, dans les cas les plus graves, de le communiquer directement aux parties intéressées.
Avec des millions de touristes séjournant chaque année en Italie, le secteur de l'hôtellerie gère une quantité considérable de données sensibles.
L’invitation du Garant s’adresse directement aux associations professionnelles : l’objectif est de promouvoir une culture de la confidentialité qui ne soit pas simplement une exigence bureaucratique, mais un signe de professionnalisme et de respect des invités.
📌 Il est temps de revoir les procédures d'arrivée dans votre établissement. Assurez-vous que votre personnel est informé et que les images des documents ne sont pas stockées sur les appareils de l'entreprise ou personnels. La protection des données est essentielle à un service hôtelier de qualité.
Pour en savoir plus sur les dispositions de l'Autorité, veuillez consulter le Communiqué de presse officiel disponible sur le site web du Garant de la protection de la vie privée.
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