Il panorama dei pagamenti nel settore dell’ospitalità italiana sta vivendo una trasformazione significativa, dettata dall’evoluzione dei sistemi di pagamento e dall’obbligo del POS.
Questo cambiamento, sebbene possa rappresentare un’iniziale sfida operativa, può essere inteso come un miglioramento del processo per il settore dell’ospitalità che conduca alla modernizzazione e l’integrazione del comparto nel più ampio sistema economico digitale.
Per gli operatori, siano essi hotel, B&B o case vacanze, comprendere le diverse tipologie di POS, il loro funzionamento e le soluzioni disponibili, anche per chi non possiede Partita IVA, è oggi più che mai fondamentale.
Dal contante al digitale: la rivoluzione dei pagamenti
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In passato, la gestione dei pagamenti nelle strutture ricettive era spesso dominata dal contante.
Sebbene il contante offra un’immediata percezione di transazione, comporta rischi in termini di sicurezza e tracciabilità, oltre a non rispondere alle crescenti aspettative di una clientela abituata ai pagamenti elettronici.
L’introduzione e la progressiva estensione dell’obbligo di accettare pagamenti tramite POS (Point Of Sale) ha segnato un punto di svolta, spingendo gli operatori ad adeguarsi a standard più elevati e a offrire metodi di pagamento più diversificati e sicuri.
Gli aggiornamenti normativi sul POS: trasparenza e tracciabilità
L’Italia ha introdotto l’obbligo del POS per le transazioni con carte di debito e credito nel 2012, per poi rafforzarlo e renderlo pienamente operativo nel corso degli anni successivi per la maggior parte delle attività commerciali, inclusi i servizi turistici e alberghieri.
Questa misura mirava a contrastare l’evasione fiscale e a promuovere l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili. Per il settore dell’ospitalità, ciò significa che ogni struttura ricettiva, indipendentemente dalle sue dimensioni o dalla tipologia (hotel, B&B, agriturismi, ecc.), è tenuta a dotarsi di un dispositivo che consenta ai propri ospiti di effettuare pagamenti elettronici.
Il mancato adeguamento a tale obbligo può comportare sanzioni per gli operatori. La normativa prevede infatti che, in caso di rifiuto di un pagamento elettronico, l’esercente sia soggetto a una multa. Questa disposizione sottolinea l’importanza attribuita dal legislatore alla diffusione dei pagamenti digitali come strumento di modernizzazione economica e di trasparenza fiscale.
Una delle novità più significative per il 2025, con piena operatività dal 1° gennaio 2026, riguarda l’introduzione di un collegamento fisico e funzionale tra il terminale POS e il registratore di cassa telematico. Questa misura, prevista dalla Legge di Bilancio, mira a garantire una maggiore tracciabilità dei corrispettivi e un più efficace contrasto all’evasione fiscale, assicurando che tutti gli incassi elettronici siano automaticamente registrati e trasmessi all’Agenzia delle Entrate.
Questo aggiornamento impone una nuova attenzione alla gestione integrata dei pagamenti e delle registrazioni fiscali per tutte le strutture ricettive.
Limiti all’uso del contante e specificità per i turisti stranieri
Oltre all’obbligo del POS, è fondamentale considerare anche i limiti all’utilizzo del contante. La normativa italiana ha progressivamente ridotto la soglia massima per i pagamenti in denaro contante, portandola a un limite che impatta direttamente sulla gestione delle transazioni nel settore dell’ospitalità.
Questo significa che per importi superiori alla soglia stabilita, i pagamenti devono necessariamente avvenire attraverso strumenti tracciabili, come bonifici bancari, carte di credito o di debito. Tale limite è particolarmente rilevante per i soggiorni più lunghi o per quelli che prevedono l’utilizzo di servizi aggiuntivi.
Per quanto riguarda i viaggiatori stranieri, il quadro normativo può presentare delle specificità. Ad esempio, per i turisti non residenti in Italia, il limite all’uso del contante per determinate transazioni turistiche è stato talvolta innalzato, con l’obiettivo di favorire il turismo internazionale e semplificare gli scambi economici.
Tuttavia, è sempre opportuno che il gestore si mantenga aggiornato sulle disposizioni specifiche che possono riguardare questa categoria di ospiti, consultando fonti ufficiali o professionisti del settore.
L’era digitale: tra obblighi e opportunità per il settore alberghiero
L’adozione del POS e la gestione dei pagamenti tracciabili non rappresentano solo un adempimento normativo, ma anche un’opportunità strategica per tutte le strutture ricettive. Consentono di offrire un servizio più comodo e sicuro ai propri clienti, migliorando l’esperienza di soggiorno e potenzialmente attraendo una clientela più ampia e internazionale.
Inoltre, la tracciabilità dei pagamenti semplifica la contabilità e la gestione fiscale per il gestore, riducendo la possibilità di errori e garantendo una maggiore conformità alle normative. Considerando l’evoluzione costante delle specifiche tecniche della fatturazione elettronica europea, con l’introduzione di nuovi tipi documento e le nuove regole tecniche in vigore dal 15 maggio 2025, diventa indispensabile per gli operatori dell’ospitalità monitorare attentamente i continui aggiornamenti normativi e tecnici dell’Agenzia delle Entrate per garantire una corretta e tempestiva compliance fiscale.
Questo periodo di transizione verso una maggiore digitalizzazione dei pagamenti offre agli hotel e a tutte le strutture ricettive la possibilità di ottimizzare le proprie operazioni, migliorare la soddisfazione del cliente e rafforzare la propria posizione in un mercato sempre più competitivo e orientato all’innovazione.
