La gestione di mancate presentazioni (no-show) e cancellazioni è una delle sfide più comuni per i gestori alberghieri.
Sebbene queste situazioni possano apparire come una perdita secca, una corretta gestione attraverso l’Extranet di Booking.com consente di minimizzare i costi e proteggere i ricavi.
Comprendere le politiche della piattaforma e i passaggi operativi è cruciale per ogni albergatore che desidera mantenere il controllo sulle proprie prenotazioni e ottimizzare la redditività.
Mancate presentazioni e commissioni: il legame indissolubile
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Un aspetto fondamentale da comprendere è la relazione tra i no-show e le commissioni di Booking.com. Quando un ospite non si presenta, la tentazione potrebbe essere quella di ignorare la prenotazione. Tuttavia, questa azione si traduce nell’addebito di una commissione da parte della piattaforma, come se il soggiorno fosse stato regolarmente usufruito. Per evitare questo costo, è indispensabile segnalare il mancato arrivo.
La piattaforma ha un sistema pensato per questo scopo. Se un gestore addebita una penale per il mancato arrivo, Booking.com richiederà la sua commissione su tale importo. Invece, se l’albergatore decide di rinunciare alla penale per l’ospite, non dovrà pagare alcuna commissione alla piattaforma.
Questa flessibilità permette al gestore di prendere decisioni strategiche, ad esempio per mantenere una buona relazione con l’ospite in vista di future prenotazioni. Inoltre, se un gestore segnala una carta di credito come non valida, anche in questo caso Booking.com non richiederà la commissione, sollevando l’albergatore da un ulteriore onere finanziario.
Monitoraggio e analisi: una strategia per il futuro
Cancellazioni e mancate presentazioni non sono solo problemi da risolvere nel presente; rappresentano anche dati preziosi per pianificare le strategie future. Un albergatore diligente tiene un registro di tutte le prenotazioni cancellate o non onorate. Questo monitoraggio non solo fornisce una panoramica delle performance della struttura, ma aiuta anche a identificare modelli e a capire le cause più comuni di cancellazione.
Ad esempio, se un’elevata percentuale di cancellazioni avviene a pochi giorni dal check-in, un gestore potrebbe valutare l’opportunità di rivedere le sue politiche di prenotazione, magari offrendo tariffe non rimborsabili più competitive o richiedendo un acconto anticipato.
Mantenere un registro aggiornato permette di prendere decisioni informate e di implementare misure correttive che possono, nel lungo termine, ridurre il tasso di cancellazione e aumentare il tasso di occupazione della struttura.
L’impatto delle politiche di cancellazione sui ricavi della tua struttura
Le politiche di cancellazione non sono un semplice strumento amministrativo, ma un fattore chiave che influenza direttamente i ricavi. Offrire opzioni flessibili attira una clientela più ampia, ma può portare a un maggior numero di cancellazioni last-minute.
Al contrario, le politiche non rimborsabili garantiscono il ricavo anche in caso di no-show, ma potrebbero scoraggiare gli ospiti meno propensi a impegnarsi.
La scelta della politica giusta dipende dal tipo di struttura e dal suo target di clientela. Ad esempio, per una struttura con alta domanda è possibile favorire tariffe non rimborsabili. Un albergatore può anche utilizzare offerte speciali, come sconti per prenotazioni anticipate, per incentivare gli ospiti a confermare i loro piani.
Gestire attivamente queste politiche significa bilanciare il rischio di cancellazione con la necessità di attrarre e convertire le prenotazioni, ottimizzando così la redditività complessiva.
Come segnalare una mancata presentazione: il processo passo dopo passo
Segnalare un no-show è un processo semplice e intuitivo, ma con una finestra temporale molto stretta da rispettare.
La procedura si esegue direttamente dall’Extranet di Booking.com. L’albergatore deve accedere al menù Prenotazioni, selezionare il numero della prenotazione in questione e cliccare su Segnala come mancata presentazione.
A seguito di questa azione, la prenotazione viene automaticamente cancellata e sia l’albergatore che l’ospite ricevono un’e-mail di conferma.
È fondamentale che i gestori si attengano a un rigoroso tempismo. Il pulsante “Segnala come mancata presentazione” diventa disponibile solo dalla mezzanotte del giorno di check-in e rimane attivo per le 48 ore successive alla data prevista per il check-out. Dopo questo periodo, la funzionalità scompare e non è più possibile segnalare il mancato arrivo, costringendo l’albergatore a pagare la commissione.
Pertanto, la tempestività è essenziale per non incorrere in costi inutili.
In conclusione, la corretta gestione di mancate presentazioni e cancellazioni non è solo un compito amministrativo, ma una componente strategica per il successo della struttura ricettiva.
Nella sezione Partner Hub di Booking.com trovi una guida completa e dettagliata per gestire e segnalare le mancate presentazioni in modo da non pagare le commissioni.
Utilizzando gli strumenti messi a disposizione da Booking.com, i gestori possono non solo evitare costi superflui, ma anche raccogliere dati preziosi che aiuteranno a migliorare le proprie performance nel tempo.
