A digitalização ou fotografia de documentos de identidade de hóspedes é ilegal: após a comunicação ao portal "Alloggiati Web", os dados devem ser imediatamente apagados. Aqui estão as diretrizes operacionais da Autoridade.
A Autoridade Italiana de Proteção de Dados (Garante per la protezione dei dati personali) enviou um comunicado oficial às associações comerciais do setor de turismo e hotelaria, destacando uma prática cada vez mais comum — e irregular — entre hotéis, pousadas e casas de hóspedes: manter cópias (fotocópias ou fotos digitais) dos documentos de identidade dos hóspedes.
Obrigação legal versus proteção de dados
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A legislação atual exige que os gestores de estabelecimentos de alojamento identifiquem os seus clientes e transmitam os dados às autoridades de segurança pública através do portal eletrónico “Alloggiati Web”.
No entanto, o Fiador esclarece um ponto fundamental: esta obrigação não justifica a retenção de fotocópias ou digitalizações de documentos . Uma vez efetuada a comunicação, considera-se concluído o tratamento de dados para essa finalidade.
Qualquer cópia feita (seja uma fotocópia em papel ou uma foto tirada com um smartphone) deve ser imediatamente destruída ou apagada.
Os riscos da digitalização descontrolada
A Autoridade expressou particular preocupação com a tendência, especialmente observada em empresas como pousadas e casas de hóspedes, de exigir o envio de documentos por meio de aplicativos de mensagens instantâneas como o WhatsApp.
Este método de coleta expõe os turistas a riscos muito sérios, incluindo:
Roubo de identidade: Dados sensíveis ficam vulneráveis se o dispositivo for perdido ou acessado sem autorização.
Violação de dados: O armazenamento prolongado e inseguro de imagens de documentos aumenta exponencialmente a superfície de ataque para potenciais violações.
O que, então, os hoteleiros devem preservar?
Se as cópias dos documentos forem apagadas, o que restará nos arquivos da instituição? O único documento que as instituições são obrigadas a conservar é o comprovante de recebimento da comunicação , gerado automaticamente pelo portal "Alloggiati Web".
Este certificado deve ser guardado por cinco anos, período necessário para comprovar a conformidade em caso de inspeções.
Responsabilidade e Violação de Dados
O Fiador lembra que os proprietários de estabelecimentos de hospedagem são os principais responsáveis pela segurança dos dados. É dever da administração:
Adotar medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger as informações processadas.
Treine a equipe responsável pela coleta para garantir que os procedimentos respeitem a privacidade desde o primeiro contato com o hóspede.
É importante ter em mente que, em caso de violação de dados , a organização é obrigada a notificar o Garante do ocorrido em até 72 horas e, nos casos mais graves, a informar diretamente as partes interessadas.
Com milhões de turistas hospedando-se na Itália todos os anos, o setor de hotelaria lida com uma enorme quantidade de dados sensíveis.
O convite do Garante dirige-se diretamente às associações comerciais: o objetivo é promover uma cultura de privacidade que não seja simplesmente uma exigência burocrática, mas um sinal de profissionalismo e respeito pelos hóspedes.
📌 Chegou a hora de rever os processos de check-in da sua propriedade. Certifique-se de que sua equipe esteja informada e que imagens de documentos não sejam armazenadas em dispositivos da empresa ou pessoais. A proteção de dados é parte integrante da qualidade na hotelaria.
Para obter mais informações sobre as disposições da Autoridade, consulte o comunicado de imprensa oficial disponível no site do Garante da Privacidade.
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